Internkontroll

Hva er internkontroll?
Internkontroll betyr at virksomheten selv kontrollerer at den oppfyller de kravene til helse, miljø og sikkerhet som stilles i lov og forskrift, eller i pålegg gitt i medhold av disse. At en virksomhet plikter å følge lover, forskrifter og påbud er i og for seg gammelt nytt. Det spesielle med internkontroll er imidlertid at kontrollen skal settes i system, og at den skal dokumenteres. Videre handler internkontroll ikke bare om å avsløre eventuelle avvik fra kravene, men også positivt å arbeide for at barnas helse, trivsel og læring fremmes i best mulig grad, jf forskriftens § 1.
Her kan du lese definisjonen av internkontroll i henholdsvis
forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler og
internkontrollforskriften.

Hvorfor internkontroll?
For det første vil internkontroll forenkle helsemyndighetenes tilsyn. Å inspisere alt i detalj tar tid og ressurser. Ved at virksomheten kontrollerer seg selv, kan den som skal føre tilsyn nøye seg med å sjekke at virksomheten har gode nok rutiner for å gi barna et godt innemiljø, og for å avsløre og rette opp eventuelle utilfredsstillende forhold. Ved å sjekke internkontrolldokumentasjonen "loggen" kan man se om skolen/barnehagen gjør det den sier den skal gjøre. Dersom det er nødvendig, kan man også ta stikkprøver. Ved denne formen for tilsyn kan man bruke ressurser på å gi veiledning i stedet for detaljkontroll.
For det andre vil internkontrollen bidra til skolens/barnehagens ledelse og den enkelte ansatte tar ansvar for innemiljøet. Dersom man engasjerer barna, vil man også lære dem til å ta del i arbeidet for sitt eget arbeidsmiljø.

Hvem har ansvar for internkontroll?
Virksomhetens eier har ansvaret for at internkontroll er etablert, se jf § 4 annet ledd.
Virksomhetens leder rektor/styrer har ansvaret for å gjennomføre selve internkontrollen, jf § 4 første ledd.

Kravene til internkontroll
Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler sier ikke noe nærmere om hva som ligger i plikten til å ha og føre internkontroll, men dette er egentlig ikke noe stort problem. Innholdet i internkontrollplikten er ganske klart beskrevet i
forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften). Med unntak av hjemmebarnehagene vil de fleste skoler og barnehager allerede ha etablert internkontroll for å sikre at de følger brannforskrifter, arbeidsmiljølov osv. Dersom man allerede har internkontroll, er det bare å innarbeide kravene i miljørettet helsevern-forskriften i den eksisterende internkontrollen. Det som står om internkontrollplikten i internkontrollforskriften må antas å gjelde tilsvarende for internkontroll generelt.
Grunnkravene til internkontroll finnes særlig i internkontrollforskriftens § 5, og innebærer følgende:
Skolen må kjenne kravene i forskriften. Forskriften må være tilgjengelige for personalet, og at de må ha forstått hva kravene innebærer. Neste steg er å stille seg spørsmålet: Hva innebærer kravene i forskriften for vår virksomhet? Deretter setter man seg et konkret mål for sitt arbeide med å tilfredsstille kravene.
Dernest må man kartlegge alle miljøfaktorer som kan ha betydning for barnas helse, trivsel og læring. Hva på skolen er eller kan bli en trussel mot barnas helse, trivsel og læring? To viktige spørsmål må stilles: Hva kan vi gjøre for å hindre at slike tilstander oppstår? Svaret her kan være alt fra renhold og vedlikehold av ventilasjonsanlegget til lufting og bruk av innesko. Det andre spørsmålet blir da: Hvilke kontrollrutiner må vi ha for å sikre at alle gjør det de skal, og at vi raskt vil oppdage om noe ikke er som det skal være.

Dokumentasjon
Hva skal dokumenteres?
- hvilke mål har virksomheten satt for barnas helse, miljø og sikkerhet
- hvem har ansvar for hva organisering av HMS-arbeidet
- oversikt over mulige farer og forhold som kan ha negativ virkning på barnas helse, trivsel og læring
- planer og tiltak for å redusere risikoforholdene
- faste rutiner for avdekke, rette opp og forebygge utilfredsstillende forhold, og
- at disse rutinene faktisk følges (loggføring av målinger, observasjoner, renhold osv)
- systematisk gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt

Hvordan få en effektiv internkontroll?
- Ett system. Ikke lag et eget system for barnas arbeidsmiljø. Bruk den eksisterende internkontrollen som skolen og barnehagen allerede har for å sikre at den følger brannforskrifter, arbeidsmiljølov osv, og innarbeid kravene i miljørettet helsevern-forskriften i denne.
- Den enkelte virksomhet må organisere internkontrollen slik at den er best mulig tilpasset de lokale forhold og konkrete utfordringene. Det avgjørende for om internkontrollen er god er om den er egnet til å avdekke alle miljøfaktorer i skolen som kan tenkes å påvirke barna negativt.
- Fokusèr på handling ikke på systemet som sådan. Internkontroll er mer enn papir.
- Husk at internkontroll ikke er et mål i seg selv bare en vei mot målet. Målet er friske og glade barn som har utbytte av oppholdet i skolen/barnehagen.
- Sørg for klare ansvarsforhold og rapporteringsrutiner
- Motivèr og engasjèr alle også barna. Gi barna enkle oppgaver, og la dem få ta del i arbeidet for et bedre innemiljø. La dem skjønne betydningen av det de gjør. Tips: Lufterutiner, enkelt renhold, bruk av innesko, enkle målinger. Bruk HMS i undervisningen.
- Sørg for faglig oppdatering av personalet, særlig teknisk- og renholdspersonell.
- Arbeidet med å internkontrollarbeidet er en løpende og dynamisk prosess. Underveis må man evaluere internkontrollen for å se om den fungerer eller om den må bedres
- Ha et nært samarbeide med tilsynsmyndigheten. Søk hjelp i tide